1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Imetyksen tuki ry (jäljempänä Imetyksen tuki)
Osoite: Nordenskiöldinkatu 18 A, 00250 Helsinki
Sähköposti: itu(at)imetys.fi
Yhteyshenkilö: toiminnanjohtaja Heidi Kervinen
2. Rekisterin nimi: Imetyksen tuki ry:n koulutukseen ilmoittautuneet
Rekisterissä on Imetyksen tuen koulutukseen ilmoittautuneiden henkilötietoja.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus on
- Koulutusten järjestäminen (kurssitunnusten luonti ImetysAkatemia-verkkoympäristöön, osallistujien mahdollinen valintaprosessi, materiaalien toimittaminen, suoritusvaatimusten toteutumisen seuraaminen läsnäololistoja keräämällä ja suorituksia seuraamalla, sekä todistuksen toimittaminen)
- Yhteydenpito (ohjeistaminen ja yhteydenpito kurssin aikana, ajankohtaisista koulutuksista ja tapahtumista tiedottaminen, koulutuksen suorittaneiden kontaktoiminen imetystukityön aloittamiseksi)
- Kirjanpitovelvotteiden ja hyvän yhdistyshallinnon edellyttämien velvoitteiden täyttäminen (läsnäololista säilytetään kirjanpidon liitteenä, mikäli koulutuksessa on mittavia tarjoiluja)
Henkilötietojen käsittely perustuu Imetyksen tuen oikeutettuun etuun. Imetykset tuen muista tapahtumista ja koulutuksista tiedottaminen perustuu suostumukseen. Kirjanpidon ja tilintarkastuksen hoitaminen perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Käsittelemme seuraavia koulutukseen ilmoittautuneiden tietoja:
- Nimi
- Yhteystiedot
- ImetysAkatemiaan kertyvät suoritukset ja niiden sisällöt
- Lisäksi käsittelemme koulutukseen ilmoittautuneen antamia vapaamuotoisia tietoja ennakkohaastatteluna mahdollista osallistujavalintaa varten.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Käsiteltävät henkilötiedot saadaan koulutukseen ilmoittautuneelta itseltään.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Tiedot säilytetään teknisesti suojattuna ja niihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.
Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Imetyksen tuki on varmistunut siitä, että sen henkilötietojen vastaanottajat noudattavat tietosuoja-asetuksen vaatimuksia
7. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja luovutetaan:
- Kouluttajille kurssin järjestelyjä, tiedottamista ja koulutussuoritusten seuraamista varten.
- ImetysAkatemia-verkkokoulutusympäristön palveluntarjoajalle palvelun toteuttamista varten.
- Tilitoimistolle, tilintarkastajalle, laskutusjärjestelmän palveluntarjoajalle ja yhdistyksen käyttämälle pankille, mikäli jotain laskutetaan tai jos koulutuksessa on ollut tarjoiluja, joiden vuoksi läsnäololista vaaditaan.
- IT-palvelujen tuottajille (mm. videopuhelu-, ilmoittautumislomake-, uutiskirje- pilvipalvelu- ja sähköpostityökalut, varmuuskopiointijärjestelmän tarjoava palveluntuottaja)
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Imetyksen tuen käyttämät sähköposti-, ilmoittautumislomake-, pilvi- ja videopuhelupalvelut sekä verkkosivuston ja sen lisäosien palveluntarjoaja sijaitsevat Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Nämä palveluntarjoajat ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia sekä sertifioituneet ja sitoutuneet noudattamaan Yhdysvaltain tietosuojan riittävyyspäätöksessä määriteltyjä suojatoimia.
9. Henkilötietojen säilytysaika
- Imetyksen tuen toimintaan tulevien imetystukivanhempien tietoja säilytetään ImetysAkatemiassa niin pitkään, kun henkilö on mukana yhdistyksen toiminnassa (lue lisää vapaaehtoisten tietosuojaselosteesta)
- ImetysAkatemian käyttäjän henkilötiedot katoavat koulutusympäristöstä välittömästi, kun ne poistetaan ylläpidon toimesta. Varmuuskopioita säilytetään 90 päivää.
- Vertaistukijan koulutukseen osallistuneiden ilmoittautumistietoja säilytetään yhdistyksen toiminnan kannalta välttämätön aika.
- Vertaistukijan koulutukseen jonossa olevien tietoja säilytetään siihen saakka, kunnes koulutus alkaa
- Kirjanpito ja tilitapahtumat säilytetään lainsäädännön ja STEAn määrittelemä vähimmäisaika.
- Varmuuskopioita säilytetään vuoden ajan poistosta laskettuna.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön mukaisesti:
- saada rekisterinpitäjältä tieto henkilötietojensa käsittelystä, eli tarkastaa itseään koskevat tiedot
- vaatia virheellisen henkilötiedon korjausta. Pyyntö tulee tehdä kirjallisena rekisterinpitäjälle ja pyynnössä tulee yksilöidä mikä tieto on virheellinen, miksi se on virheellinen ja miten sitä tulisi muuttaa. Rekisterinpitäjän tulee tehdä oikaisu ilman aiheetonta viivytystä
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista ja pyytää henkilötietojensa poistamista. Tämä oikeus ei koske niitä tietoja, joita käsitellään lakisääteisen velvollisuuden perusteella.
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittely ei ole asianmukaista. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi