Imetyksen tuki ry:n vapaaehtoisten tietosuojaseloste

Päivitetty 6.8.2024

 

 

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Imetyksen tuki ry (jäljempänä Imetyksen tuki)
Osoite: Nordenskiöldinkatu 18 A, 00250 Helsinki
Sähköposti: itu(at)imetys.fi
Yhteyshenkilö: Talous- ja järjestökoordinaattori Laura Salo

 

 

Rekisterin nimi: Imetyksen tuki ry:n vapaaehtoiset

Rekisterissä on Imetyksen tuen vapaaehtoistoimijoiden tiedot. Heitä ovat 

  1. koulutetut imetystukivanhemmat, jotka ovat tehneet Imetyksen tuen kanssa vapaaehtoistoiminnan sopimuksen 
  2. yhdistyksen hallituksen jäsenet
  3. yhdistyksen julkaisutoimintaan osallistuvat vapaaehtoistyöntekijät
  4. muut yhdistyksen vapaaehtoisrooleissa toimivat henkilöt

 

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa vapaaehtoistoiminta ja järjestötoiminta Imetyksen tuessa. Tämä sisältää:

  • vapaaehtoistyön koordinointi, suunnittelu, toteuttaminen, arviointi ja kehittäminen
  • vapaaehtoisten kouluttaminen ja tukeminen
  • yhteydenpito vapaaehtoisiin
  • kyselyt ja palautteet (yleensä kyselyt ja palautteet ovat anonyymeja, mutta joskus vapaaehtoisen on mahdollista liittää lomakkeeseen henkilötietonsa esimerkiksi materiaalien toimitusta varten)
  • materiaalien postitus
  • kulukorvausten maksaminen
  • sähköisten järjestelmien käyttö
  • toiminnan tilastointi ja raportointi rahoittajalle

Hallituksen jäsenten osalta lisäksi: 

  • hallituksen kokoonpanosta viestiminen jäsenistölle ja suurelle yleisölle
  • yhdistyksen hallituksen velvoitteiden täyttäminen (mm. nimenkirjoitusoikeudellisten henkilöiden ilmoittaminen PRH:lle, pankin vaatimat asiakirjat, STEAn raportit)
  • hallituksen jäsenten sähköpostin ja muiden alustojen käyttöönotto

Julkaisutoimintaan osallistuvien vapaaehtoisten osalta lisäksi mahdollisesti:

  • nimien painaminen julkaisuun ja julkaisun lähettäminen postitse

Henkilötietojen käsittely perustuu Imetyksen tuen oikeutettuun etuun silloin kun vapaaehtoisen IP-osoite tallentuu tämän käyttäessä erilaisia sähköisiä järjestelmiä. Mahdollisissa tietomurroissa tekijä täytyy pystyä jäljittämään sähköisin tunnistetiedoin ja mahdolliset virhetilanteet korjaamaan.

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen kulukorvauksien, päivärahan, toimintarahan ja matkalaskujen maksamisen yhteydessä. Hallituksen jäsenten henkilötietojen käsittely perustuu hallituksen jäsenen lakisääteiseen velvollisuuteen hoitaa luottamustehtäväänsä yhdistyksen hallituksessa.

Imetyksen tuen ja vapaaehtoisen välillä tehty vapaaehtoistoiminnan sopimus kattaa sen, että yhdistys voi käsitellä imetystukivanhempien henkilötietoja vapaaehtoisrekisterissä ja yhdistyksen vapaaehtoisten käyttämässä tietopankissa. Tämä sopimuksen puitteissa voidaan vapaaehtoisille viestiä vapaaehtoisuuteen liittyvissä asioissa, antaa koulutusta, lähestyä vapaaehtoisia imetystukitoiminnan suunnittelussa, koordinoinnissa, arvioinnissa, tilastoinnissa ja kehittämisessä. 

Julkaisutoimintaan osallistuvien vapaaehtoistyöntekijöiden henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen

Lupa luovuttaa vapaaehtoisen yhteystietoja yhdistyksen sisällä perustuu niin ikään suostumukseen.

 

Ulkopuolisten palveluntarjoajien alustat

Kaikkien vapaaehtoisten liittyminen ja viestiminen ulkopuolisten palveluntarjoajien alustoilla, joille Imetyksen tuki on luonut oman toimintatilan tai -ryhmän (esim. Discord, BaseCamp, WhatsApp, Meta) perustuvat suostumukseen.

Facebook Ireland (jäljempänä Facebook) ja Imetyksen tuki ovat yhteisrekisterinpitäjiä soveltuvin osin Facebookissa olevien Imetyksen tuen yhteisösivujen osalta. Discord ja Imetyksen tuki ovat yhteisrekisterinpitäjiä soveltuvin osin Imetyksen tuen Discordissa sijaitsevien serverien osalta. BaseCamp ja Imetyksen tuki ovat yhteisrekisterinpitäjiä soveltuvin osin Imetyksen tuen BaseCampissa sijaitsevien työtilojen osalta.

Imetyksen tuen käyttämät ulkopuoliset palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja omien tietosuojaperiaatteidensa mukaisesti ja ovat pääasiallisesti vastuussa tietosuojalainsäädännön noudattamisesta ja tietoturvallisuuden sekä rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta palvelussa.

 

 

Käsiteltävät henkilötiedot

  • Nimi
  • Yhteystiedot
  • IP-tunnus, kun käytetään sähköisiä järjestelmiä

Imetystukivanhempien osalta lisäksi:

  • vapaaehtoistyön kannalta olennaiset asiat, kuten koulutukset ja toiminta-alue
  • lupa tietojen luovuttamiseen yhdistyksen sisällä
  • sitoutuminen Imetyksen tuen eettisiin periaatteisiin
  • tukimuotoihin tai koulutusalustalle rekisteröityessään antamat tiedot

Nimenkirjoitusoikeudellinen hallituksen jäsen:

  • henkilötunnus

Kulukorvauksia käsiteltäessä:

  • henkilötunnus (kilometrikorvaukset ja päivärahat)
  • tilinumero

 

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan vapaaehtoisilta itseltään heidän tehdessään vapaaehtoistoiminnan sopimuksen ja päättäessään käyttää sähköisiä palveluja. Tämän jälkeen tiedot saadaan vapaaehtoisen Imetyksen tuelle tekemistä omista ilmoituksista. Yhteystietoja päivitetään lisäksi Imetyksen tuen jäsenrekisterissä olevien tietojen pohjalta, mikäli vapaaehtoinen on myös yhdistyksen jäsen ja vapaaehtoiskoulusten, tapahtumailmoittautumisten ja materiaalitilauslomakkeiden pohjalta tietojen muuttuessa. Suoritetut kurssit merkitään vapaaehtoisten rekisteriin kurssiosallistujalistojen ja toimiston työntekijöiden saamien tietojen perusteella.

Hallituksen jäsenten ja julkaisutoimintaan osallistuvien vapaaehtoisten tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.

 

 

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Tiedot säilytetään teknisesti suojattuna ja niihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus. 

Imetyksen tuki huolehtii omalta osaltaan siitä, että mahdolliset arkaluontoiset henkilötiedot lähetetään suojatun yhteyden kautta. Henkilötietojen vastaanottajien kanssa on tehty sopimus henkilötietojen käsittelystä tai vastaanottajat ovat osoittaneet riittävän tietosuojatason esimerkiksi mallisopimuslausekkeilla.

Facebookin tietosuojasta ja -turvasta vastaa Facebook ja Discordin tietosuojasta sekä -turvasta Discord, BaseCampin tietosuojasta ja -turvasta vastaa BaseCamp.

 

 

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja luovutetaan tai voidaan luovuttaa silloin kun luovutukselle on olemassa perusteltu syy:

  • IT-palveluiden tuottajille (mm. vapaaehtoisten rekisteri, koulutusalusta, pilvipalvelu- ja sähköpostityökalut, uutiskirjetyökalu, webhotelli, keskustelualustat, kulukorvausjärjestelmä, sähköiset vertaistukimuodot, varmuuskopiointipalvelu)
  • tilitoimistolle, tilintarkastajalle ja yhdistyksen käyttämälle pankille
  • Väärinkäyttö- ja rikostilanteissa viranomaisille
  • Tarvittaessa sähköiselle allekirjoituspalvelulle, PRH:lle, lupaviranomaisille ja STEAlle (hallituksen jäsenet)
  • Julkaisujen graafikolle ja painotalolle (julkaisujen tekoon osallistuvat vapaaehtoiset)

 

 

Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Imetyksen tuen käyttämät sähköposti-, ilmoittautumislomake-, pilvi- ja videopuhelupalvelut sekä  verkkosivuston ja sen lisäosien palveluntarjoaja sijaitsevat Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Facebook ja Discord siirtävät henkilötietoja EU: n ja ETA-maiden ulkopuolelle, mukaan lukien Yhdysvaltoihin. 

Nämä palveluntarjoajat ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia sekä sertifioituneet ja sitoutuneet noudattamaan Yhdysvaltain tietosuojan riittävyyspäätöksessä määriteltyjä suojatoimia.

Rinnalla-sovelluksen palveluntarjoaja sijaitsee Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Se on sitoutunut henkilötietojen käsittelyssä yritystä koskeviin sitoviin sääntöihin (BCR-säännöt).

 

 

Henkilötietojen säilytysaika

Vapaaehtoisten henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin rekisteröity on Imetyksen tuen vapaaehtoinen, ja tarpeellisen ajan sen jälkeen liittyen vapaaehtoistoiminnan päättymiseen ja toiminnan raportoimiseen. Tietoja säilytetään vapaaehtoisena toimimisen lopettamisen jälkeen yhdistyksen toiminnan kannalta välttämätön aika. Vapaaehtoisella on kuitenkin aina oikeus pyytää poistamaan itseään koskevat henkilötiedot viipymättä, lukuun ottamatta tietoja, jotka on kerätty lakiin perustuen. Vapaaehtoinen vastaa itse tuottamiensa sisältöjen hävittämisestä niiltä ulkopuolisten palveluntarjoajien alustoilta, joilla on Imetyksen tuen hallinnoima ryhmä tai toimintatila.

Vapaaehtoisrekisterin palveluntarjoaja säilyttää varmuuskopioita tiedoista 6 kuukauden ajan.

Kirjanpito ja tilitapahtumat säilytetään lainsäädännön ja STEAn määrittelemä vähimmäisaika.

 

 

Vapaaehtoisen oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

  • saada rekisterinpitäjältä tieto henkilötietojensa käsittelystä, eli tarkastaa itseään koskevat tiedot
  • vaatia virheellisen henkilötiedon korjausta. Pyyntö tulee tehdä kirjallisena rekisterinpitäjälle ja pyynnössä tulee yksilöidä mikä tieto on virheellinen, miksi se on virheellinen ja miten sitä tulisi muuttaa. Rekisterinpitäjän tulee tehdä oikaisu ilman aiheetonta viivytystä
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista ja pyytää henkilötietojensa poistamista. Tämä oikeus ei koske niitä tietoja, joita käsitellään lakisääteisen velvollisuuden perusteella.
  • tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittely ei ole asianmukaista. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi