Päivitetty 12.6.2025
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Imetyksen tuki ry
Osoite: Nordenskiöldinkatu 18 A, 00250 Helsinki
Sähköposti: itu(at)imetys.fi
Yhteyshenkilö: toiminnanjohtaja Heidi Kervinen, itu(at)imetys.fi
2. Rekisteröidyt eli jäsenet
Rekisterissä on Imetyksen tuki ry:n jäsenten tiedot.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Jäsenten henkilötietojen käyttötarkoituksena on jäsenyyden hoitaminen, järjestötoiminta ja jäsenpalvelujen toteuttaminen. Tämä sisältää mm.:
- jäsenten henkilötietojen ylläpito jäsenrekisterissä
- liittyvien ja eroavien jäsenten merkitseminen hallituksen kokouksen pöytäkirjaan
- jäsenmaksujen käsittely
- julkaisujen postitus
- vuosikokouskutsujen, jäsenkirjeen, -kyselyjen ja -tiedotteiden lähetyksen lähetys ja
- sääntömääräisten kokousten järjestäminen
Henkilötietojen käsittely jäsenrekisterissä, uusien ja eroavien jäsenten nimien merkitseminen pöytäkirjaan, kokouskutsujen lähettäminen sekä jäsenmaksutilitapahtumien näkyminen verkkokaupassa, tilitapahtumissa ja kirjanpidossa perustuvat Imetyksen tuen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä, kirjoittaa pöytäkirjoja ja huolehtia sääntömääräisistä tehtävistä, kirjanpidosta sekä tilintarkastuksesta.
Jäsenviestintä perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun eli yhdistyksen ja jäsenen merkitykselliseen suhteeseen.
Jäsenhakijan tai jäsenen IP-osoite tallentuu sähköisessä asioinnissa, ja sen tallentuminen perustuu yhdistyksen ja jäsenrekisterin palveluntarjoajan oikeutettuun etuun, sillä mahdollisissa tietomurroissa tekijä täytyy pystyä jäljittämään sähköisin tunnistetiedoin.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
- Nimi
- Jäsenyystyyppi
- Yhteystiedot
- Liittymisvuosi ja jäsenmaksujen maksupäivämäärät
- IP-osoite (sähköisiä järjestelmiä käytettäessä)
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäseneltä itseltään saadaan jäsenyyden alussa ja sen aikana
- henkilötiedot
Yhdistys tallentaa jäsenyyden aikana
- liittymisvuoden
- jäsenmaksutiedot
Mikäli jäsen on Imetyksen tuen vapaaehtoinen ja hänen yhteystietojen havaitaan muuttuneen vapaaehtois-, kouluttaja- tai tapahtumaosallistujarekisterissä olevien tietojen pohjalta, voidaan niiden pohjalta päivittää yhteystietoja.
Sähköisen viestinnän tunnistetiedot tallentuvat, kun jäsen lähettää jäsenhakemuksen tai tarkastelee taikka muuttaa henkilötietojaan jäsenrekisterissä.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Tiedot säilytetään teknisesti suojattuna ja niihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.
Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Imetyksen tuki on varmistunut siitä, että sen henkilötietojen vastaanottajat noudattavat tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
7. Henkilötietojen vastaanottajat EU:n sisällä
- IT-palvelujen tuottajille (mm. jäsenrekisteri, pilvipalvelu- ja sähköpostityökalu, uutiskirjetyökalu, verkkokauppa ja maksunvälittäjä, kun jäsenyys ostetaan tai jäsenyyttä jatketaan)
- lehtipainolle (julkaisut)
- tilitoimistolle, tilintarkastajalle ja yhdistyksen käyttämälle pankille kirjanpito- ja tilintarkastusvelvollisuuden täyttämiseksi
- varmuuskopiointijärjestelmän palveluntarjoajalle
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella
Imetyksen tuki ry:n käyttämä uutiskirjetyökalu, sähköposti-, pilvi- ja lomakepalvelut, videopuhelupalvelut, yhdistyksen hallituksen käyttämä sähköinen kokousalusta ja pöytäkirjojen tallennuspaikka sekä lehtipainolle lähetettävien osoitteiden tallennuspaikkana käytettävä pilvipalvelu sijaitsevat Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Nämä palveluntarjoajat ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
9. Henkilötietojen säilytysaika
- Henkilötiedot säilytetään rekisterissä vähintään jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen tietoja säilytetään yhdistyksen toiminnan ja raportointivelvotteiden täyttämisen kannalta välttämätön aika.
- Jäsenrekisterin palveluntarjoaja säilyttää varmuuskopioita henkilötiedoista 6 kuukauden ajan.
- Kirjanpito ja tilitapahtumat säilytetään lainsäädännön ja STEAn määrittelemä vähimmäisaika.
- Yhdistyksen pöytäkirjat säilytetään pysyvästi.
10. Jäsenen oikeudet
Jäsenellä on oikeus tietosuojalainsäädännön mukaisesti:
- saada rekisterinpitäjältä tieto henkilötietojensa käsittelystä, eli tarkastaa itseään koskevat tiedot
- vaatia virheellisen henkilötiedon korjausta. Pyyntö tulee tehdä kirjallisena rekisterinpitäjälle ja pyynnössä tulee yksilöidä mikä tieto on virheellinen, miksi se on virheellinen ja miten sitä tulisi muuttaa. Rekisterinpitäjän tulee tehdä oikaisu ilman aiheetonta viivytystä
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista ja pyytää henkilötietojensa poistamista. Tämä oikeus ei koske niitä tietoja, joita käsitellään lakisääteisen velvollisuuden perusteella.
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittely ei ole asianmukaista. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi