Jäsenten tietosuojaseloste

Päivitetty 8.4.2021

Selosteessa käsiteltävät kohdat:

  1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
  2. Rekisteröidyt eli jäsenet
  3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
  4. Käsiteltävät henkilötiedot
  5. Säännönmukaiset tietolähteet
  6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
  7. Henkilötietojen vastaanottajat
  8. Henkilötietojen vastaanottajat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella
  9. Henkilötietojen säilytysaika
  10. Jäsenen oikeudet
  11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
  12. Yhteydenotot
  13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

 

1.Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Imetyksen tuki ry

Osoite: Nordenskiöldinkatu 18 A, 00250 Helsinki

Sähköposti: itu(at)imetys.fi 

Yhteyshenkilö: Tietosuojavastaava Jenni Viljalinna

 

2.Rekisteröidyt eli jäsenet

Käsittelemme Imetyksen tuki ry:n jäsenten tietoja. 

 

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Jäsenten henkilötietojen käyttötarkoituksena on jäsenten henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, käyttö jäsenetuna saatavan Imetysuutisia-lehden lähetykseen, käyttö jäsenkirjeen, -kyselyjen ja -tiedotteiden lähetykseen, sekä käyttö jäsenkokouskutsujen lähetykseen. Jäsenten henkilötietoja käsitellään myös yhdistyksen pöytäkirjoissa, tilitapahtumissa ja kirjanpidossa sekä Imetyksen tuki ry:n verkkokaupassa silloin, kun jäsenyys ostetaan uutena tai jatkavana yhdistyksen verkkokaupasta.

Jos jäsenkokous järjestetään verkossa, ilmoittautuneiden jäsenten tietoja käsitellään videopuhelun järjestämiseksi.

Henkilötietojen käsittely jäsenrekisterissä, uusien ja eroavien jäsenten nimien ja jäsenkokousten läsnäololistojen merkitseminen pöytäkirjaan sekä jäsenmaksutilitapahtumien näkyminen tilitapahtumissa ja kirjanpidossa perustuvat Imetyksen tuki ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä, kirjoittaa pöytäkirjoja ja huolehtia kirjanpidosta sekä tilintarkastuksesta. Jäsenkokouskutsujen lähettäminen perustuu yhdistyslakiin.

Jäsenkirjeiden ja -kyselyiden ja yhdistyksen tiedotteiden sekä Imetysuutisia-lehden lähettäminen perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun eli yhdistyksen ja jäsenen merkitykselliseen suhteeseen. 

IP-osoitteen tallentuminen perustuu yhdistyksen ja jäsenrekisterin palvelutarjoajan oikeutettuun etuun, sillä mahdollisissa tietomurroissa tekijä täytyy pystyä jäljittämään sähköisin tunnistetiedoin.  

 

4. Käsiteltävät henkilötiedot 

  • Jäsenen täydellinen nimi
  • Tieto yhteisöjäsenyydestä, mikäli jäsen on yritys/yhteisö
  • Jäsenyyden muoto
  • Jäsenen kotipaikka
  • Jäsenen postiosoite sekä maa, mikäli muu kuin Suomi
  • Jäsenen sähköpostiosoite
  • Jäsenen puhelinnumero
  • Jäsenen jäseneksiliittymisvuosi
  • Jäsenen maksamien jäsenmaksujen maksupäivämäärät viimeiseltä kuudelta vuodelta ja tulevilta vuosilta, mikäli jäsen on maksanut jäsenmaksun useammalle vuodelle 
  • Jäsenen yhteystietoihin  liittyvät lisätiedot

Sähköisen viestinnän tunnistetiedot tallentuvat, kun jäsen lähettää jäsenhakemuksen tai tarkastelee taikka muuttaa henkilötietojaan jäsenrekisterissä.

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet 

Henkilötiedot saadaan jäseneltä itseltään jäsenyyden alkaessa ja sen aikana jäsenen Imetyksen tuki ry:lle tekemistä ilmoituksista, lukuun ottamatta liittymisvuotta ja jäsenmaksutietoja, jotka lisätään tietoihin yhdistyksen toimesta. Lisäksi yhteystietoja päivitetään Imetyksen tuki ry:n imetystukiäiti- ja kouluttajarekisterissä olevien tietojen pohjalta, mikäli jäsen on myös imetystukiäiti tai kouluttaja, sekä Imetyksen tuki ry:n vapaaehtoiskoulutusten osallistujalistojen pohjalta, mikäli jäsenen yhteystietojen havaitaan muuttuneen. 

 

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja niihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus ja heillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. 

Imetyksen tuki ry on varmistunut siitä, että sen henkilötietojen vastaanottajat noudattavat tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Paperilla säilytettävät, henkilötietoja sisältävät pöytäkirjat ja kirjanpito säilytetään lukollisessa kaapissa, joihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.  

 

7. Henkilötietojen vastaanottajat EU:n sisällä

Henkilötietoja luovutetaan:

  • jäsenrekisterin palveluntarjoajalle jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi
  • lehtipainolle  jäsenetuna saatavan Imetysuutisia-lehden lähettämiseksi
  • tilitoimistolle, tilintarkastajalle ja yhdistyksen käyttämälle pankille kirjanpito- ja tilintarkastusvelvollisuuden täyttämiseksi
  • sähköisen uutiskirjetyökalun palveluntarjoajalle jäsenkirjeiden ja tiedotteiden lähettämiseksi
  • verkkokaupan palveluntarjoajalle, kun jäsenyys ostetaan tai jäsenyyttä jatketaan
  • maksunvälittäjälle, joka vastaanottaa asiakkaalta maksun verkkokaupan ostoksesta
  • varmuuskopiointijärjestelmän palveluntarjoajalle

 

8. Henkilötietojen vastaanottajat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella

Imetyksen tuki ry:n käyttämä uutiskirjetyökalu, sähköposti-, pilvi- ja lomakepalvelut, videopuhelupalvelut, yhdistyksen hallituksen käyttämä sähköinen kokousalusta ja pöytäkirjojen tallennuspaikka sekä lehtipainolle lähetettävien osoitteiden tallennuspaikkana käytettävä pilvipalvelu sijaitsevat Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella. 

Nämä palveluntarjoajat ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. 

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti. 

 

9. Henkilötietojen säilytysaika

  • Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö on Imetyksen tuki ry:n jäsen. Tiedot poistetaan rekisteristä sen jälkeen, kun jäsenyyden päättyminen on käsitelty ilmoitusta seuraavassa Imetyksen tuki ry:n hallituksen kokouksessa. 
  • Jäsenrekisterin palveluntarjoaja säilyttää varmuuskopioita henkilötiedoista 6 kuukauden ajan. 
  • Kirjanpito ja tilitapahtumat säilytetään lainsäädännön määrittelemä vähimmäisaika.
  • Yhdistyksen pöytäkirjat säilytetään pysyvästi.
  • Lehtipainoon lähetettävät henkilötiedot poistetaan pilvipalvelusta heti, kun niitä ei enää tarvita jäsenlehden lähettämiseksi. Lehtipaino poistaa henkilötiedot omista järjestelmistään viipymättä jäsenlehden postituksen jälkeen.
  • Jäsentapahtumien ilmoittautumislomakkeet sekä jäsenkyselyt, jotka sisältävät henkilötietoja, poistetaan tapahtumaa seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä.  Varmuuskopioita säilytetään vuoden ajan poistosta laskettuna. 

 

10. Jäsenen oikeudet

Jäsenellä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä jäsenkirjeen ja -tiedotteiden ja Imetysuutisia-lehden lähetykseen. 

Lisäksi jäsenellä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
-saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
-saada jäljennös Imetyksen tuki ry:n käsittelemistä henkilötiedoistaan
-vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä. Se, onko tiedoissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon henkilötietojen käsittelyn tarkoitus.
-peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä
osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu jäsenen
suostumukseen
-saada itse toimittamansa henkilötiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää
kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että käsittely perustuu
jäsenen suostumukseen ja tietojenkäsittely on automaattista
-vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista ja poistamista.

Jäsenen tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Imetyksen tuki ry voi pyytää jäsentä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan jäsenen henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Imetyksen tuki ry  voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 

 

11.Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella jäsenellä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa jäsenen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli jäsen katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

12.Yhteydenotot

Jäsenen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Imetyksen tuki ry:n tietosuojavastaava Jenni Viljalinnalle, itu@imetys.fi Jäsen  voi myös ottaa yhteyttä kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

 

Imetyksen tuki ry

Jenni Viljalinna

Nordenskiöldinkatu 18 A

00250 Helsinki

 

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.