Tietosuojaseloste

Imetyksen tuki ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Hyväksytty Imetyksen tuki ry:n hallituksen kokouksessa 8.5.2018.

Selosteessa käsiteltävät kohdat:

  1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
  2. Rekisteröidyt eli jäsenet
  3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
  4. Käsiteltävät henkilötiedot
  5. Säännönmukaiset tietolähteet
  6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
  7. Henkilötietojen vastaanottajat
  8. Henkilötietojen vastaanottajat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella
  9. Henkilötietojen säilytysaika
  10. Jäsenen oikeudet
  11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
  12. Yhteydenotot
  13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Imetyksen tuki ry

Osoite: Karjalankatu 2 A, 00520 Helsinki

Sähköposti: itu(at)imetys.fi

Yhteyshenkilö: Järjestösihteeri Jenni Viljalinna, jenni.viljalinna(at)imetys.fi, 044 522 5037

 

2. Rekisteröidyt eli jäsenet

Rekisterissä käsitellään Imetyksen tuki ry:n varsinaisiksi tai kannatusjäseneksi hyväksyttyjen henkilöiden ja kannatusjäseniksi hyväksyttyjen organisaatioiden tietoja.

 

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Jäsenrekisterin käyttötarkoituksena on jäsenten henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, käyttö jäsenetuna saatavan Imetysuutisia-lehden lähetykseen, jäsenrekisterin kehittäminen, käyttö jäsenkirjeen ja -tiedotteiden lähetykseen, sekä käyttö jäsenkokouskutsujen lähetykseen. Jäsenten henkilötietoja käsitellään myös yhdistyksen pöytäkirjoissa, tilitapahtumissa ja kirjanpidossa.

Henkilötietojen käsittely jäsenrekisterissä, uusien ja eroavien jäsenten nimien merkitseminen pöytäkirjaan sekä jäsenmaksutilitapahtumien näkyminen tilitapahtumissa ja kirjanpidossa perustuvat Imetyksen tuki ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä, kirjoittaa pöytäkirjoja ja huolehtia kirjanpidosta sekä tilintarkastuksesta. Jäsenkokouskutsujen lähettäminen perustuu yhdistyslakiin. Jäsenkirjeiden ja yhdistyksen tiedotteiden lähettäminen perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun eli yhdistyksen ja jäsenen merkitykselliseen suhteeseen. IP-osoitteen tallentuminen perustuu yhdistyksen ja jäsenrekisterin palvelutarjoajan oikeutettuun etuun, sillä mahdollisissa tietomurroissa tekijä täytyy pystyä jäljittämään sähköisin tunnistetiedoin. 

 

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenrekisterissä käsitellään Imetyksen tuki ry:n jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Rekisteröidyn täydellinen nimi
  • Rekisteröidyn jäsennumero
  • Tieto yhteisöjäsenyydestä, mikäli jäsen on yritys/yhteisö
  • Rekisteröidyn kotipaikka
  • Rekisteröidyn postiosoite sekä maa, mikäli muu kuin Suomi
  • Rekisteröidyn sähköpostiosoite
  • Rekisteröidyn puhelinnumero
  • Rekisteröidyn jäseneksiliittymisvuosi
  • Rekisteröidyn maksamien jäsenmaksujen maksupäivämäärät viimeiseltä kuudelta vuodelta ja tulevilta vuosilta, mikäli jäsen on maksanut jäsenmaksun useammalle vuodelle
  • Rekisteröidyn yhteystietoihin  liittyvät lisätiedot

Sähköisen viestinnän tunnistetiedot tallentuvat, kun jäsen  lähettää jäsenhakemuksen tai tarkastelee taikka muuttaa henkilötietojaan jäsenrekisterissä.

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisteriin tallennettavat henkilötiedot saadaan jäseneltä itseltään jäsenyyden alkaessa ja sen aikana jäsenen Imetyksen tuki ry:lle tekemistä ilmoituksista, lukuun ottamatta jäsennumeroa, liittymisvuotta ja jäsenmaksutietoja, jotka lisätään tietoihin yhdistyksen toimesta. Lisäksi yhteystietoja päivitetään Imetyksen tuki ry:n imetystukiäiti- ja kouluttajarekisterissä olevien tietojen pohjalta, mikäli jäsen on myös imetystukiäiti tai kouluttaja, sekä Imetyksen tuki ry:n vapaaehtoiskoulutusten osallistujalistojen pohjalta, mikäli jäsenen yhteystietojen havaitaan muuttuneen.

 

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja niihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus ja heillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Imetyksen tuki ry on varmistunut siitä, että sen henkilötietojen vastaanottajat noudattavat tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Paperilla säilytettävät, henkilötietoja sisältävät pöytäkirjat ja kirjanpito säilytetään lukollisessa kaapissa, joihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.  

 

7. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja luovutetaan:

  • jäsenrekisterin palveluntarjoajalle jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi
  • lehtipainolle  jäsenetuna saatavan Imetysuutisia-lehden lähettämiseksi
  • tilitoimistolle, tilintarkastajalle ja yhdistyksen käyttämälle pankille kirjanpito- ja tilintarkastusvelvollisuuden täyttämiseksi

 

8. Henkilötietojen vastaanottajat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella

Imetyksen tuki ry:n jäsenkirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen käyttämä sähköpostipalvelu, yhdistyksen hallituksen käyttämä sähköinen kokousalusta ja pöytäkirjojen tallennuspaikka sekä lehtipainolle lähetettävien osoitteiden tallennuspaikkana käytettävä pilvipalvelu sijaitsevat Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Nämä palveluntarjoajat toteuttavat Euroopan Unionin ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -sopimusta.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

 

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö on Imetyksen tuki ry:n jäsen. Tiedot poistetaan rekisteristä sen jälkeen, kun jäsenyyden päättyminen on käsitelty seuraavassa Imetyksen tuki ry:n hallituksen kokouksessa.

Jäsenrekisterin palveluntarjoaja säilyttää varmuuskopioita henkilötiedoista 6 kuukauden ajan.

Kirjanpito ja tilitapahtumat säilytetään lainsäädännön määrittelemä vähimmäisaika.

Yhdistyksen pöytäkirjat säilytetään pysyvästi.

Lehtipainoon lähetettävät henkilötiedot poistetaan pilvipalvelusta heti, kun niitä ei enää tarvita jäsenlehden lähettämiseksi. Lehtipaino poistaa henkilötiedot omista järjestelmistään viipymättä jäsenlehden postituksen jälkeen.

 

10. Jäsenen oikeudet

Jäsenellä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä jäsenkirjeen ja -tiedotteiden lähetykseen.

Lisäksi jäsenellä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Imetyksen tuki ry:n käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Imetyksen tuki ry:een
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Imetyksen tuki ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Imetyksen tuki ry  voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

 

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

12. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Imetyksen tuki ry:n järjestösihteeri Jenni Viljalinnalle, jenni.viljalinna(at)imetys.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Imetyksen tuki ry
Järjestösihteeri Jenni Viljalinna
Karjalankatu 2 A
00520 Helsinki

 

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 8.5.2018.