1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Imetyksen tuki ry (jäljempänä Imetyksen tuki)
Osoite: Nordenskiöldinkatu 18 A, 00250 Helsinki
Sähköposti: itu(at)imetys.fi
Yhteyshenkilö: Talous- ja järjestökoordinaattori Laura Salo
2. Rekisterin nimi: Imetyksen tuki ry:n sidosryhmä- ja uutiskirjerekisteri
Rekisterissä on Imetyksen tuen toimintaan kiinteästi liittyviä sidosryhmiä. Näitä voivat olla mm.
- terveydenhuollon ammattilaiset
- kansanedustajat ja ministerit ja heidän avustajansa
- valtion, kuntien, muiden julkisyhteisöjen ja EU:n virkamiehet
- puolueet ja niiden järjestöt
- muut ryhmät, kuten yliopistojen, tutkimuslaitosten, järjestöjen ja organisaatioiden edustajat
Rekisterissä ovat lisäksi Imetyksen tuen uutiskirjeen tilanneet henkilöt.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- Yhteydenpito sidosryhmien kanssa. Tarvittavien henkilötietojen käsittely on välttämätön edellytys järjestön tiedotus- ja vaikuttamistyölle.
- Uutiskirjeen lähettäminen sen tilanneille henkilöille ja sidosryhmien edustajille.
- Uutiskirjeen kehittäminen: uutiskirjeväline seuraa pikselin avulla uutiskirjeen ja linkkien avaamista. Tietoja voi seurata henkilötasolla. Vain uutiskirjeiden tekijöillä on vastuutehtäviensä mukaisesti oikeus seurata tilastoja.
Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettu etuun: Imetyksen tuen ja rekisteröidyn väliseen asiakas-, yhteistyö- tai vastaavaan merkitykselliseen suhteeseen. Rekisteriin merkityt henkilöt ovat Imetyksen tuen näkökulmasta merkittävien sidosryhmien edustajia. Rekisteröity on otettu mukaan rekisteriin asemansa, työtehtävänsä tai Imetyksen tuen kannalta tärkeän sidosryhmäyhteyden vuoksi.
Henkilö on voinut myös itse tilata uutiskirjeen, jolloin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
- Nimi
- mahdollinen taustaorganisaatio ja asema siinä
- tieto kuulumisesta eduskunnan turvallisen odotus- ja vauva-ajan edistämisryhmään
- tieto Imetysuutisia -lehden vapaakappalelistalle kuulumisesta
- yhteystiedot
- IP-osoite
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteri koostetaan Imetyksen tuen yhteistyökumppaneiden tiedoista, yleisesti saatavilla olevista julkisista lähteistä ja uutiskirjeen tilauslomakkeen kautta tulleista tilauksista.
6. Henkilötietojen suojaaminen
Tiedot säilytetään teknisesti suojattuna ja niihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.
Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Imetyksen tuki on varmistunut siitä, että sen henkilötietojen vastaanottajat noudattavat tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
7. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja luovutetaan:
- IT-palvelujen tuottajille (mm. uutiskirje- ja pilvipalvelutyökalu)
- lehden pr-numeron saavat sidosryhmän edustajat: lehtipainolle
- varmuuskopiointijärjestelmän palveluntarjoajalle
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Imetyksen tuen käyttämät pilvipalvelut sijaitsevat Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Nämä palveluntarjoajat ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia sekä sertifioituneet ja sitoutuneet noudattamaan Yhdysvaltain tietosuojan riittävyyspäätöksessä määriteltyjä suojatoimia.
9. Henkilötietojen säilytysaika
- Sidosryhmien henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sidosryhmäyhteys Imetyksen tukeen on olemassa
- Uutiskirjeen tilanneiden henkilötietoja säilytetään uutiskirjeen tilaamisen ajan
- Avausseurantaa säilytetään toistaiseksi
- Varmuuskopiot säilytetään vuoden ajan poistosta laskettuna.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Uutiskirjeen tilaajalla on oikeus tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- perua uutiskirjeen tilaus (joko lähetetyn uutiskirjeen mukana tulevaa ohjetta noudattaen tai ottamalla yhteys osoitteeseen itu(at)imetys.fi)
- saada rekisterinpitäjältä tieto henkilötietojensa käsittelystä, eli tarkastaa itseään koskevat tiedot
- vaatia virheellisen henkilötiedon korjausta. Pyyntö tulee tehdä kirjallisena rekisterinpitäjälle ja pyynnössä tulee yksilöidä mikä tieto on virheellinen, miksi se on virheellinen ja miten sitä tulisi muuttaa. Rekisterinpitäjän tulee tehdä oikaisu ilman aiheetonta viivytystä
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista ja pyytää henkilötietojensa poistamista. Tämä oikeus ei koske niitä tietoja, joita käsitellään lakisääteisen velvollisuuden perusteella.
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittely ei ole asianmukaista. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi