1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Imetyksen tuki ry (jäljempänä Imetyksen tuki)
Osoite: Nordenskiöldinkatu 18 A, 00250 Helsinki
Sähköposti: itu(at)imetys.fi
Yhteyshenkilö: Talous- ja järjestökoordinaattori Laura Salo
2. Rekisterin nimi: Imetyksen tuen tilapäistyövoima
Rekisterissä on Imetyksen tuki ry:n tilapäistyövoiman (esimerkiksi vertaistukijan koulutuksen kouluttajat, mentorit, vastuuvapaaaehtoiset, lastenhoitajat) tiedot. Tilapäistyövoimalla tarkoitetaan tiettyyn ajallisesti rajattuun tapahtumaan tai tehtävään palkattuja työntekijöitä.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus:
- työsopimusten, työtodistusten ja tarvittaessa salassapitosopimusten teko
- yhteydenpito
- palkkioiden, sekä matkakulujen ja kulukorvausten maksaminen
- mahdollisesti uuden tilapäistyön tarjoaminen tulevaisuudessa
Lisäksi kouluttajien, mentorien ja chat-vastaavien osalta:
- kouluttaja-, mentori- ja chat-vastaavarekisterin ylläpito
- materiaalipostitukset
- toiminnan kehittäminen ja tilastointi
Henkilötietojen käsittely perustuu Imetyksen tuen ja tilapäistyöntekijän väliseen työsopimukseen. Imetyksen tuen oikeutetun edun perusteella käsitellään toiminnan kehittämisen ja tilastoinnin vuoksi käsiteltäviä henkilötietoja.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
- Nimi
- Yhteystiedot
- Henkilötunnus (palkkionmaksu, päivärahat, kilometrikorvaukset, tulorekisteri-ilmoittaminen)
- Tilinumero (palkkionmaksu ja muut maksettavat korvaukset)
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Käsiteltävät henkilötiedot saadaan tilapäistyöntekijältä itseltään työsopimusta tehdessä tai mikäli henkilö on Imetyksen tuen vapaaehtoinen, vapaaehtoisten rekisteristä.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Tiedot säilytetään teknisesti suojattuna ja niihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.
Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Imetyksen tuki ry on varmistunut siitä, että sen henkilötietojen vastaanottajat noudattavat tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
7. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja luovutetaan:
- IT-palvelujen tuottajille (mm. videopuhelu-, ilmoittautumislomake-, pilvipalvelu- ja sähköpostityökalu, uutiskirjetyökalu, varmuuskopiointijärjestelmän palveluntarjoaja, koulutusalusta, sähköinen allekirjoituspalvelu)
- kurssin tai mentorointiryhmän muille kouluttajille/mentoreille sekä osallistujille luovutetaan kouluttajan/mentorin sähköpostiosoite kurssin tai mentorointiryhmän järjestämiseksi.
- tilitoimistolle, tilintarkastajalle ja yhdistyksen käyttämälle pankille kirjanpito- ja tilintarkastusvelvollisuuden täyttämiseksi.
- verottajalle, tulorekisteriin, lain velvoittaessa myös muille viranomaisille.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Imetyksen tuen käyttämät sähköposti-, ilmoittautumislomake-, pilvi- ja videopuhelupalvelut sekä verkkosivuston ja sen lisäosien palveluntarjoaja sijaitsevat Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Nämä palveluntarjoajat ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia sekä sertifioituneet ja sitoutuneet noudattamaan Yhdysvaltain tietosuojan riittävyyspäätöksessä määriteltyjä suojatoimia.
9. Henkilötietojen säilytysaika
- Lomakkeille tallennetut henkilötiedot esimerkiksi palautteita kerättäessä säilytetään yhdistyksen toiminnan kannalta välttämätön aika. Varmuuskopioita säilytetään vuoden ajan poistosta laskettuna.
- Jos dokumentti esimerkiksi työsopimus allekirjoitetaan sähköisessä allekirjoituspalvelussa, asiakirja on ladattavissa palvelusta palveluntarjoajan ilmoittaman ajan verran.
- Kirjanpito ja tilitapahtumat säilytetään lainsäädännön ja Stean (toiminnan rahoittaja) määrittelemä vähimmäisaika.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön mukaisesti:
- saada rekisterinpitäjältä tieto henkilötietojensa käsittelystä, eli tarkastaa itseään koskevat tiedot
- vaatia virheellisen henkilötiedon korjausta. Pyyntö tulee tehdä kirjallisena rekisterinpitäjälle ja pyynnössä tulee yksilöidä mikä tieto on virheellinen, miksi se on virheellinen ja miten sitä tulisi muuttaa. Rekisterinpitäjän tulee tehdä oikaisu ilman aiheetonta viivytystä
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista ja pyytää henkilötietojensa poistamista. Tämä oikeus ei koske niitä tietoja, joita käsitellään lakisääteisen velvollisuuden perusteella.
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittely ei ole asianmukaista. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi