Koulutukseen ilmoittautuneiden tietosuojaseloste

Päivitetty 10.6.2024

Selosteessa käsiteltävät kohdat:

  1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
  2. Rekisteröidyt eli koulutukseen ilmoittautuneet
  3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
  4. Käsiteltävät henkilötiedot
  5. Säännönmukaiset tietolähteet
  6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
  7. Henkilötietojen vastaanottajat
  8. Henkilötietojen siirrot Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
  9. Henkilötietojen säilytysaika
  10. Koulutukseen ilmoittautuneen oikeudet
  11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
  12. Yhteydenotot
  13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Imetyksen tuki ry
Osoite: Nordenskiöldinkatu 18 A, 00250 Helsinki
Sähköposti: itu(at)imetys.fi
Yhteyshenkilö: talous- ja järjestökoordinaattori Laura Salo, itu(at)imetys.fi

2. Rekisteröidyt eli koulutukseen ilmoittautuneet

Käsittelemme Imetyksen tuki ry:n koulutukseen ilmoittautuneiden henkilötietoja.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus on Imetyksen tuki ry:n koulutusten järjestäminen: ilmoittautuneiden kontaktointi ja tiedottaminen koulutuksen suorittamiseen liittyen, kurssitunnusten luominen verkkoympäristöön, koulutukseen osallistujien mahdollinen valintaprosessi, mahdollisen kurssivihkon toimittaminen,  koulutuksen läsnäololistojen ylläpito ja suoritusten seuraaminen,  mahdollisen koulutusmaksun  laskuttaminen, koulutustodistusten toimittaminen, koulutukseen osallistujien  tilaamien kannatustuotteiden toimitus ja laskuttaminen  sekä koulutuksen suorittaneiden kontaktoiminen imetystukityön aloittamiseen ja hoitamiseen liittyen. Läsnäololistoja tarvitaan myös kirjanpidossa, mikäli koulutuksessa on ollut tarjoiluja.

Henkilötietojen käsittely perustuu Imetyksen tuki ry:n oikeutettuun etuun. Kirjanpidon ja tilintarkastuksen hoitaminen perustuu Imetyksen tuki ry:n lakisääteiseen velvollisuuteen.

4. Käsiteltävät henkilötiedot 

Käsittelemme seuraavia koulutukseen  ilmoittautuneiden henkilötietoja:

  • Nimi
  • Postiosoite
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero

Lisäksi käsittelemme koulutukseen ilmoittautuneen antamia vapaamuotoisia tietoja ennakkohaastatteluna mahdollista osallistujavalintaa varten. 

5. Säännönmukaiset tietolähteet 

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan koulutukseen ilmoittautuneelta itseltään koulutukseen ilmoittautumisen yhteydessä. 

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja niihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus ja heillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. 

Imetyksen tuki ry on varmistunut siitä, että sen henkilötietojen vastaanottajat noudattavat tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu. 

Paperilla säilytettävä, henkilötietoja sisältävä kirjanpito säilytetään lukollisessa kaapissa, joihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.  

7. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja luovutetaan:

  • Kouluttajille kurssin järjestelyjä, tiedottamista ja koulutussuoritusten seuraamista varten. 
  • Verkkokoulutusympäristö ImetysAkatemian palveluntarjoajalle palvelun toteuttamista varten.
  • Tilitoimistolle, tilintarkastajalle, laskutusjärjestelmän palveluntarjoajalle ja yhdistyksen käyttämälle pankille, mikäli jotain laskutetaan tai jos koulutuksessa on ollut tarjoiluja, jonka vuoksi läsnäololista vaaditaan.
  • Varmuuskopiointijärjestelmän palveluntarjoajalle.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Imetyksen tuki ry:n käyttämät sähköposti-, ilmoittautumislomake-, pilvi- ja videopuhelupalvelut sijaitsevat Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella. 

Nämä palveluntarjoajat ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti. 

9. Henkilötietojen säilytysaika

  • Imetyksen tuki ry:n toimintaan tulevien imetystukivanhempien tietoja säilytetään ImetysAkatemiassa niin pitkään, kun imetystukivanhempi on mukana yhdistyksen toiminnassa (lue lisää imetystukivanhempien tietosuojaselosteesta).
  • ImetysAkatemian käyttäjän henkilötiedot katoavat koulutusympäristöstä välittömästi, kun ne poistetaan ylläpidon toimesta. Varmuuskopioita säilytetään 90 päivää. 
  • Peruskurssille osallistuneiden ilmoittautumistietoja säilytetään koulutusta seuraavan vuoden loppuun saakka 
  • Peruskurssille  jonossa olevien tietoja säilytetään siihen saakka, kunnes koulutus alkaa
  • Jos koulutuksiin ilmoittautunut, ei vielä toiminnassa mukana oleva imetystukiäiti, peruu ilmoittautumisensa ennen koulutuksen alkua, tiedot poistetaan viipymättä
  • Kirjanpito ja tilitapahtumat säilytetään lainsäädännön määrittelemä vähimmäisaika.
  • Varmuuskopioita säilytetään vuoden ajan poistosta laskettuna.

10. Koulutukseen ilmoittautuneen oikeudet

Koulutukseen ilmoittautuneella on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
  • saada jäljennös Imetyksen tuki ry:n  käsittelemistä henkilötiedoistaan
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä. Se, onko tiedoissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon henkilötietojen käsittelyn tarkoitus.
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu koulutukseen ilmoittautuneen suostumukseen
  • saada itse toimittamansa henkilötiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että käsittely perustuu sovelluksen käyttäjän suostumukseen ja tietojenkäsittely on automaattista
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista ja henkilötietojen poistamista 

Koulutukseen ilmoittautuneen tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Imetyksen tuki ry voi pyytää koulutukseen ilmoittautunutta tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan koulutukseen ilmoittautuneen henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Imetyksen tuki ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella koulutukseen ilmoittautuneella on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa koulutukseen ilmoittautuneen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli koulutukseen ilmoittautunut katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Yhteydenotot

Koulutukseen ilmoittautuneen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen itu(at)imetys.fi.

Koulutukseen ilmoittautunut  voi myös ottaa yhteyttä kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Imetyksen tuki ry

Tietoesuojasta vastaava henkilö

Nordenskiöldinkatu 18 A

00250 Helsinki

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.