Imetyksen tuki ry:n imetystukiäitien tietosuojaseloste

Päivitetty 30.8.2023

Selosteessa käsiteltävät kohdat:

1. 1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
   2. Rekisteröidyt eli imetystukiäidit
   3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
   4. Käsiteltävät henkilötiedot
   5. Säännönmukaiset tietolähteet
   6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
   7. Henkilötietojen vastaanottajat
   8. Henkilötietojen siirrot Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
   9. Henkilötietojen säilytysaika
   10. Imetystukiäidin oikeudet
   11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
   12. Yhteydenotot
   13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Imetyksen tuki ry
Osoite: Nordenskiöldinkatu 18 A, 00250 Helsinki
Sähköposti: itu(at)imetys.fi
Yhteyshenkilö: talous- ja järjestökoordinaattori Laura Salo, itu(at)imetys.fi

2. Rekisteröidyt eli imetystukiäidit

Käsittelemme Imetyksen tuki ry:n vapaaehtoisten imetystukiäitien tietoja. He ovat tehneet Imetyksen tuki ry:n kanssa imetystukiäitisopimuksen.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus on Imetyksen tuki ry:n vapaaehtoisten imetystukiäitien henkilötietojen ajantasainen hallinta imetystukiäitisopimuksen voimassaoloaikana, imetystukiäitirekisterin ylläpito ja kehittäminen, imetystukitoiminnasta tiedottaminen, imetystukiäitien extranetin eli TukiäitiNetin käyttäjien ajantasainen hallinta, imetystukimateriaalien ja imetystukiryhmien viestintämateriaalien postitus, imetystukeen liittyvän vapaaehtoistyön koordinointi ja koulutus sekä järjestön imetystukitoiminnan suunnittelu, arviointi, kehittäminen (esim. imetystukiäitien antamien palautteiden avulla) ja tilastointi. Imetystukiäitien henkilötietoja käsitellään myös, mikäli imetystukiäiti hakee kuluja korvattavaksi (kulukorvaukset, matkalaskut, päivärahat, toimintarahat).

Henkilötietojen käsittely imetystukiäitirekisterissä ja imetystukiäitien extranetissä eli TukiäitiNetissä sekä tiedotus, vapaaehtoistyön koordinointi ja koulutus, järjestön imetystukitoiminnan suunnittelu, arviointi, tilastointi ja kehittäminen perustuvat kaikki imetystukiäidin ja Imetyksen tuki ry:n välillä tehtyyn sopimukseen vapaaehtoisena imetystukiäitinä toimimisesta. Palautteiden anto ja materiaalien postitus perustuvat imetystukiäidin omaan suostumukseen. Henkilötietojen käsittely kulukorvauksien, päivärahan, toimintarahan ja matkalaskujen maksamisen yhteydessä perustuu Imetyksen tuki ry:n lakisääteiseen velvollisuuteen. IP-osoitteen tallentuminen perustuu yhdistyksen ja imetystukiäitirekisterin palveluntarjoajan oikeutettuun etuun, sillä mahdollisissa tietomurroissa tekijä täytyy pystyä jäljittämään sähköisin tunnistetiedoin.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme Imetyksen tuki ry:n vapaaehtoisten imetystukiäitien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Imetystukiäidin nimi
• Imetystukiäidin postiosoite
• Imetystukiäidin sähköpostiosoite
• Imetystukiäidin puhelinnumero
• Päivä, jolloin imetystukiäiti on tullut mukaan tukiäititoimintaan
• Imetystukiäidin kielitaito
• Imetystukiäidin imetyksen erityisosaaminen
• Imetystukiäidin muu osaaminen
• Vapaaehtoistoiminnan muodot, joihin imetystukiäiti haluaa osallistua
• Imetystukiäidin toiminta-alue paikkakuntineen
• Imetystukiäidin suorittamat imetyskoulutukset ja niiden ajankohdat
• Imetystukiäidin lupa tietojen luovuttamiseen yhdistyksen sisällä
• Imetystukiäidin sitoutuminen Imetyksen tuki ry:n eettisiin periaatteisiin
• Sähköisen viestinnän tunnistetiedot tallentuvat, kun imetystukiäiti tarkastelee tai muuttaa tietojaan imetystukiäitirekisterissä tai extranetissä.

Imetystukiäitien extranettiin, TukiäitiNettiin, rekisteröidytään Imetyksen tuki ry:n verkkosivuilla. Kun imetystukiäiti rekisteröityy extranettiin, hänestä tallentuu nimi ja sähköpostiosoite, ja hän luo itselleen käyttäjätunnuksen ja salasanan kirjautumista varten. Extranetissä imetystukiäidistä tallentuvat samat tiedot kuin Imetyksen tuki ry:n verkkosivuilla käydessä. Tutustu sähköisten palvelujen tietosuojaselosteeseen täällä: https://imetys.fi/sahkoisten-palvelujen-tietosuojaseloste/

Erilaisten imetystukiäitien hakemien korvausten yhteydessä käsittelemme myös seuraavia tietoja:

• Imetystukiäidin henkilötunnus (kilometrikorvauksissa ja päivärahoissa)
• Imetystukiäidin tilinumero (kaikissa maksettavissa korvauksissa)

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Käsiteltävät yhteys- ja muut tiedot saadaan imetystukiäidiltä itseltään, kun hän hyväksyy/allekirjoittaa imetystukiäitisopimuksen. Tämän jälkeen tiedot saadaan imetystukiäidin rekisterinpitäjälle tekemistä omista ilmoituksista. Lisäksi yhteystietoja päivitetään Imetyksen tuki ry:n jäsenrekisterissä olevien tietojen pohjalta, mikäli imetystukiäiti on myös yhdistyksen jäsen,  sekä Imetyksen tuki ry:n vapaaehtoiskoulutusten osallistujalistojen ja materiaalitilauslomakkeiden pohjalta, mikäli imetystukiäidin yhteystietojen havaitaan muuttuneen. Imetystukiäidin suorittamat imetystukikurssit sekä roolit (imetystukiäiti, aputukiäiti) merkitään imetystukiäitirekisteriin kurssiosallistujarekisterin tai toimiston tietojen perusteella.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja niihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus ja heillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Imetyksen tuki ry on varmistunut siitä, että sen henkilötietojen vastaanottajat noudattavat tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Paperilla säilytettävät, henkilötietoja sisältävät kulukorvaus- ja matkalaskulomakkeet ja kirjanpito säilytetään lukollisessa kaapissa, joihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

7. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja luovutetaan:

• imetystukiäitirekisterin palveluntarjoajalle imetystukiäitisopimukseen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.
• tilitoimistolle, tilintarkastajalle ja yhdistyksen käyttämälle pankille kirjanpito- ja tilintarkastusvelvollisuuden täyttämiseksi.
• yhdistyksen käyttämälle webhotellille imetystukiäidin rekisteröityessä imetystukiäitien extranettiin, TukiäitiNettiin, sekä sähköpostiosoitteen liittämiseksi imetystukiäidin asuinpaikkaan.
• kulukorvausjärjestelmän palveluntarjoajalle, mikäli imetystukiäiti hakee kuluja korvattavaksi.
• sähköisen uutiskirjetyökalun palveluntarjoajalle imetystukitomintaa koskevaa, sisäistä tiedotusta varten.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Imetyksen tuki ry:n käyttämät sähköposti- kyselylomake- ja pilvipalvelut sijaitsevat Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Nämä palveluntarjoajat toteuttavat Euroopan Unionin ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -sopimusta.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen säilytysaika

• Henkilötiedot säilytetään imetystukiäitirekisterissä ja imetystukiäitien extranetissä, TukiäitiNetissä, niin kauan kuin rekisteröity on Imetyksen tuki ry:n imetystukiäiti. Tiedot poistetaan rekisteristä ja extranetistä, kun rekisteröity on ilmoittanut lopettavansa imetystukiäitinä toimimisen.
• Palautekyselyt poistetaan viipymättä sen jälkeen, kun niistä on tarvittaessa tehty kooste Imetyksen tuen toimiston ja hallituksen tiedoksi.
• Imetystukiäidin ilmoittamat tukilukujen tilastot henkilötietoineen säilytetään kaksi vuotta.
• Imetystukiäidin ilmoittamat imetystukiryhmien kokoontumis- ja tapahtumatiedot henkilötietoineen säilytetään kaksi vuotta.
• Materiaalipostitusten kyselylomakkeiden tiedot poistetaan viipymättä postituksen tapahduttua.
• Imetystukiäitirekisterin palveluntarjoaja säilyttää varmuuskopioita tiedoista 6 kuukauden ajan.
• Kirjanpito ja tilitapahtumat säilytetään lainsäädännön määrittelemä vähimmäisaika.

10. Imetystukiäidin oikeudet

Imetystukiäidillä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Imetyksen tuki ry:n käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Imetyksen tuki ry:een, Imetyksen tuki ry käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Imetystukiäidin tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Imetyksen tuki ry voi pyytää imetystukiäitiä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan imetystukiäidin henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Imetyksen tuki ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella imetystukiäidillä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa imetystukiäidin asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli imetystukiäiti katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Yhteydenotot

Imetystukiäidin oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Imetyksen tuki ry:n talous- ja järjestökoordinaattori Laura Salolle, itu(at)imetys.fi

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Imetyksen tuki ry
Tietosuojavastaava
Nordenskiöldinkatu 18 A
00250 Helsinki

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.