Imetyksen tuki ry:n varainhankintatuotteiden tilaajien tietosuojaseloste

Hyväksytty Imetyksen tuki ry:n hallituksen kokouksessa 20.9.2018.

Selosteessa käsiteltävät kohdat:

  1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
  2. Rekisteröidyt eli tuotetilaajat
  3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
  4. Käsiteltävät henkilötiedot
  5. Säännönmukaiset tietolähteet
  6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
  7. Henkilötietojen vastaanottajat
  8. Henkilötietojen siirrot Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle
  9. Henkilötietojen säilytysaika
  10. Tuotetilaajan oikeudet
  11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
  12. Yhteydenotot
  13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

 

 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Imetyksen tuki ry

Osoite: Karjalankatu 2 A, 00520 Helsinki

Sähköposti: itu(at)imetys.fi

Yhteyshenkilö: Järjestösihteeri Jenni Viljalinna, jenni.viljalinna(at)imetys.fi, 044 522 5037

 

2. Rekisteröidyt eli tuotetilaajat

Käsittelemme Imetyksen tuki ry:n varainhankintatuotteita tilanneiden henkilötietoja.

 

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käyttötarkoitus on tilattuihin tuotteisiin liittyvän toimitusprosessin loppuunsaattaminen, tuotteiden laskutus ja maksusuorituksen seuranta, ja yhdistyksen kirjanpidon ja tilintarkastuksen hoitaminen.

Henkilötietojen käsittely perustuu tuotteisiin liittyvän toimitusprosessin ja laskutuksen sekä maksusuorituksen seurannan  osalta Imetyksen tuki ry:n ja tilaajan välisen kauppasopimuksen täytäntöönpanoon. Yhdistyksen tilitapahtumien, kirjanpidon ja tilintarkastuksen hoitaminen perustuu yhdistyksen lakisääteiseen velvoitteeseen.

 

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme seuraavia tuotetilaajan henkilötietoja:

  • Tuotetilaajan nimi / yrityksen tai yhteisön nimi
  • Toimitusosoite, postinumero ja postitoimipaikka
  • Tuotetilaajan sähköpostiosoite
  • Tuotetilaajan puhelinnumero
  • Laskutusyhteystiedot

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan tuotetilaajalta itseltään.

 

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja niihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus ja heillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Imetyksen tuki ry on varmistunut siitä, että sen henkilötietojen vastaanottajat noudattavat tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Paperilla säilytettävä, henkilötietoja sisältävä kirjanpito säilytetään lukollisessa kaapissa, joihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.  

 

7. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja luovutetaan:

  • tilitoimistolle ja  tilintarkastajalle kirjanpito- ja tilintarkastusvelvollisuuden täyttämiseksi.
  • laskutusjärjestelmän palveluntarjoajalle laskutusta varten
  • yhdistyksen käyttämälle pankille.

 

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Imetyksen tuki ry:n käyttämät verkkosivulomake-, sähköposti-, ja pilvipalvelut sijaitsevat Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Nämä palveluntarjoajat toteuttavat Euroopan Unionin ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -sopimusta.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

 

9. Henkilötietojen säilytysaika

  • Yhdistykseen saapunut tuotetilauslomake poistetaan viipymättä sen jälkeen, kun tuotetilaaja on suorittanut maksun ja tilatut tuotteet on postitettu.
  • Kirjanpito ja tilitapahtumat säilytetään lainsäädännön määrittelemä vähimmäisaika.

 

10. Tuotetilaajan oikeudet

Tuotetilaajalla on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Imetyksen tuki ry:n käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Imetyksen tuki ry:een, Imetyksen tuki ry käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Tuotetilaajan tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Imetyksen tuki ry voi pyytää tuotetilaajaa tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan tuotetilaajan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Imetyksen tuki ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

 

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella tuotetilaajalla on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa tuotetilaajan asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli tuotetilaaja katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

13. Yhteydenotot

Tuotetilaajan oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Imetyksen tuki ry:n järjestösihteeri Jenni Viljalinnalle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

 

Imetyksen tuki ry

Jenni Viljalinna

Karjalankatu 2 A

00520 Helsinki

 

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 20.9.2018.