Päivitetty 14.11.2024
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Imetyksen tuki ry (jäljempänä Imetyksen tuki)
Osoite: Nordenskiöldinkatu 18 A, 00250 Helsinki
Sähköposti: itu(at)imetys.fi
Yhteyshenkilö: Talous- ja järjestökoordinaattori Laura Salo
2. Rekisterin nimi: Imetyksen tuki ry:n järjestämiin tapahtumiin ja kokouksiin ilmoittautuneet
Rekisterissä on Imetyksen tuen järjestämiin tapahtumiin ja kokouksiin ilmoittautuneet henkilöt. Tapahtumia ja kokouksia voidaan järjestää lähitapahtumina kasvotusten, etätoteutuksena ja hybriditoteutuksina.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- tapahtumasta kertominen ja tiedottaminen
- tapahtuman järjestäminen ja erityistarpeiden huomioiminen
- tapahtumissa, joissa on tarjolla ateria: läsnäololistojen kerääminen ja säilyttäminen kirjanpitovelvoitteiden ja hyvän yhdistyshallinnon edellyttämien velvoitteiden täyttämiseksi
- palautteiden kerääminen ja toiminnan kehittäminen
- mikäli tapahtumaosallistuja on myös jäsen tai vapaaehtoinen, voidaan hänen yhteystietojaan päivittää jäsenrekisteriin tai vapaaehtoisten rekisteriin tapahtumailmoittautumisrekisterin tietojen perusteella
- Tapahtumaan osallistuneen henkilötietoja käsitellään myös, jos tapahtumaan osallistunut hakee kuluja korvattavaksi
Henkilötietojen käsittely tapahtuman järjestelyjen, ilmoittautuneen kontaktoinnin, tiedottamisen ja palautteiden keräämisen osalta perustuu Imetyksen tuen oikeutettuun etuun.
Livetapahtumien läsnäololistojen kerääminen ateriatarjoilujen yhteydessä sekä henkilötietojen käsittely kulukorvausten ja matkalaskujen maksamisen yhteydessä perustuu Imetyksen tuen lakisääteiseen velvollisuuteen.
Ruokavaliotietojen tai muiden erityistarpeiden käsittely perustuu suostumukseen.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
- tapahtumaan ilmoittautuneen nimi ja yhteystiedot
- mahdollinen taustaorganisaatio
- mahdollisten kulukorvauksien osalta henkilötunnus (kilometrikorvaus, majoituskorvaus) ja tilinumero
- mahdollisesti muut ilmoittautuneen antamat tarpeelliset tiedot (esim. erikoisruokavalio, lastenhoitoon osallistuvien lasten määrä ja iät, mitä kautta rekisteröity kuuli tapahtumasta)
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan ilmoittautuneelta itseltään ilmoittautumisen yhteydessä tai sen jälkeen.
6. Henkilötietojen suojaaminen
Tiedot säilytetään teknisesti suojattuna ja niihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.
Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Imetyksen tuki on varmistunut siitä, että sen henkilötietojen vastaanottajat noudattavat tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
7. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja luovutetaan:
- IT-palvelujen tuottajille (mm. videopuhelu-, ilmoittautumislomake-, pilvipalvelu- ja sähköpostityökalu, uutiskirjetyökalu)
- tilitoimistolle ja tilintarkastajalle kirjanpito- ja tilintarkastusvelvollisuuden täyttämiseksi.
- yhdistyksen käyttämälle kulukorvausjärjestelmälle ja pankille kulukorvausten ja matkalaskujen maksamisen yhteydessä.
- yhdistyksen toiminnan rahoittajalle, jos se on rahoittajan vaatimuksesta välttämätöntä esimerkiksi toiminnan tarkastuksen yhteydessä.
- varmuuskopiointijärjestelmän palveluntarjoajalle
- mahdollisille muille tapahtuman alihankkijoina toimiville kolmansille osapuolille, joiden kanssa on solmittu tietojenkäsittelysopimus
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Imetyksen tuen käyttämät sähköposti-, ilmoittautumislomake- , pilvi- ja videopuhelupalvelut sijaitsevat Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Nämä palveluntarjoajat ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia sekä sertifioituneet ja sitoutuneet noudattamaan Yhdysvaltain tietosuojan riittävyyspäätöksessä määriteltyjä suojatoimia.
9. Henkilötietojen säilytysaika
- Tapahtumaan ilmoittautuneiden osallistuneiden tietoja säilytetään yhdistyksen toiminnan ja raportointivelvoitteiden kannalta välttämätön aika.
- Varmuuskopiot säilytetään vuoden ajan poistosta laskettuna.
- Kirjanpito, tilitapahtumat, kokouspöytäkirjat ja osallistujalistat säilytetään lainsäädännön ja STEAn määrittelemä vähimmäisaika.
10. Tapahtumaan ilmoittautuneen oikeudet
Tapahtumaan ilmoittautuneella on oikeus tietosuojalainsäädännön mukaisesti:
- saada rekisterinpitäjältä tieto henkilötietojensa käsittelystä, eli tarkastaa itseään koskevat tiedot
- vaatia virheellisen henkilötiedon korjausta. Pyyntö tulee tehdä kirjallisena rekisterinpitäjälle ja pyynnössä tulee yksilöidä mikä tieto on virheellinen, miksi se on virheellinen ja miten sitä tulisi muuttaa. Rekisterinpitäjän tulee tehdä oikaisu ilman aiheetonta viivytystä
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista ja pyytää henkilötietojensa poistamista. Tämä oikeus ei koske niitä tietoja, joita käsitellään lakisääteisen velvollisuuden perusteella.
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittely ei ole asianmukaista. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi