Päivitetty 30.8.2023
Selosteessa käsiteltävät kohdat:
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
2. Rekisteröidyt eli tapahtumaan ilmoittautuneet
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
3.1. Tukiäitipäivät, kouluttajakoulutukset, muut satunnaiset tapahtumat
3.2. Imetystukiryhmät
3.3. Imetystreffit verkossa
4. Käsiteltävät henkilötiedot
4.1. Tukiäitipäivät, kouluttajakoulutukset, muut satunnaiset tapahtumat
4.2. Imetystukiryhmät
4.3. Imetystreffit verkossa
5. Säännönmukaiset tietolähteet
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
7. Henkilötietojen vastaanottajat
7.1. Tukiäitipäivät, kouluttajakoulutukset, muut satunnaiset tapahtumat
7.2. Imetystukiryhmät
7.3. Imetystreffit verkossa
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle
9. Henkilötietojen säilytysaika
9.1. Tukiäitipäivät, kouluttajakoulutukset, muut satunnaiset tapahtumat
9.2. Imetystukiryhmät
9.3. Imetystreffit verkossa
10. Tapahtumaan ilmoittautuneen oikeudet
11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
12. Yhteydenotot
13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
1.Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Imetyksen tuki ry
Osoite: Nordenskiöldinkatu 18 A, 00250 Helsinki
Sähköposti: itu(at)imetys.fi
Yhteyshenkilö: talous- ja järjestökoordinaattori Laura Salo, itu(at)imetys.fi
2. Rekisteröidyt eli tapahtumaan ilmoittautuneet henkilöt
Käsittelemme Imetyksen tuki ry:n järjestämiin tapahtumiin ilmoittautuneiden tietoja.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
3.1. Tukiäitipäivät, kouluttajakoulutukset ja muut satunnaiset tapahtumat
Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus on Imetyksen tuki ry:n järjestämään tapahtumaan ilmoittautuneiden kontaktointi ja tiedottaminen tapahtumaan liittyen, tapahtuman järjestelyt, läsnäololistojen kerääminen kirjanpitoa varten ja palautteiden kerääminen osallistuneilta tapahtuman jälkeen. Tapahtumaan osallistuneen henkilötietoja käsitellään myös, mikäli tapahtumaan osallistunut hakee kuluja korvattavaksi (matkakulut, kulukorvaukset).
Henkilötietojen käsittely tapahtuman järjestelyjen, ilmoittautuneen kontaktoinnin, tiedottamisen ja palautteiden keräämisen osalta perustuu Imetyksen tuki ry:n oikeutettuun etuun.
Henkilötietojen käsittely läsnäololistojen keruuseen kirjanpitoa varten sekä kulukorvauksien ja matkalaskujen maksamisen yhteydessä perustuu Imetyksen tuen lakisääteiseen velvollisuuteen.
3.2. Imetystukiryhmät
Imetystukiryhmissä on käytössä ennakkoilmoittautuminen koronapandemian (COVID-19) aiheuttamien rajoitusten vuoksi. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on varmistaa, ettei imetystukiryhmiin ole tulossa liikaa osallistujia paikalliset suositukset ja imetystukiryhmien tilojen väljyys huomioiden ja myöskin varmistaa mahdollisissa korona-altistustilanteissa sujuva yhteydenotto paikallaolleisiin ja helpottaa näin viranomaisten työtä.
Imetystukiryhmiin ilmoittautuneiden henkilötietoja ei käytetä muuhun kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin.
Henkilötietojen käsittely perustuu elintärkeiden etujen suojaamiseen.
3.3. Imetystreffit verkossa
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on imetystreffeille ilmoittautuneiden kontaktointi ennen tapahtumaa ja sen jälkeen. Ilmoittautuneille lähetetään sähköpostitse linkki tapahtumaan osallistumiseksi ja tapahtuman jälkeen linkki palautteen antamiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu Imetyksen tuki ry:n oikeutettuun etuun.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
4.1. Tukiäitipäivät, kouluttajakoulutukset ja muut satunnaiset tapahtumat
Käsittelemme seuraavia tapahtumaan ilmoittautuneiden henkilötietoja:
-Tapahtumaan ilmoittautuneen nimi
-Tapahtumaan ilmoittautuneen postiosoite/paikkakunta
-Tapahtumaan ilmoittautuneen sähköpostiosoite
-Tapahtumaan ilmoittautuneen puhelinnumero
Erilaisten tapahtumaan osallistujan hakemien korvausten yhteydessä käsittelemme myös seuraavia tietoja:
-Tapahtumaan osallistuneen henkilötunnus (kilometrikorvauksissa)
-Tapahtumaan osallistuneen tilinumero (kaikissa maksettavissa korvauksissa)
Lisäksi käsittelemme tapahtumasta riippuen muita tarpeellisia tietoja, kuten erikoisruokavaliot, lastenhoitoa tarvitsevien lasten määrä ja iät ja ilmoittautuneen toiveita tapahtuman suhteen.
4.2. Imetystukiryhmät
Käsittelemme seuraavia imetystukiryhmään ilmoittautuneiden tietoja:
-Imetystukiryhmään ilmoittautuneen nimi
-Imetystukiryhmään ilmoittautuneen sähköpostiosoite
-Imetystukiryhmään ilmoittautuneen puhelinnumero
4.3. Imetystreffit verkossa
Käsittelemme seuraavia imetystreffeille ilmoittautuneiden tietoja:
-Imetystreffeille ilmoittautuneen sähköpostiosoite
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Käsiteltävät henkilötiedot saadaan tapahtumaan ilmoittautuneelta itseltään tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja niihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus ja heillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Imetyksen tuki ry on varmistunut siitä, että sen henkilötietojen vastaanottajat noudattavat tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
Paperilla säilytettävä, henkilötietoja sisältävä kirjanpito säilytetään lukollisessa kaapissa, joihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.
7. Henkilötietojen vastaanottajat EU:n sisällä
7.1. Tukiäitipäivät, kouluttajakoulutukset, muut satunnaiset tapahtumat
Henkilötietoja luovutetaan:
-tilitoimistolle ja tilintarkastajalle kirjanpito- ja tilintarkastusvelvollisuuden täyttämiseksi.
-yhdistyksen käyttämälle kulukorvausjärjestelmälle ja pankille kulukorvausten ja matkalaskujen maksamisen yhteydessä.
-varmuuskopiointijärjestelmän palveluntarjoajalle.
7.2. Imetystukiryhmät
-varmuuskopiointijärjestelmän palveluntarjoajalle.
7.3. Imetystreffit verkossa
-varmuuskopiointijärjestelmän palveluntarjoajalle.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Imetyksen tuki ry:n käyttämät sähköposti-, ilmoittautumisomake- , pilvi- ja videopuhelupalvelut sijaitsevat Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Nämä palveluntarjoajat ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
9. Henkilötietojen säilytysaika
9.1. Tukiäitipäivät, kouluttajakoulutukset, muut satunnaiset
-Tapahtumaan osallistuneiden tiedot poistetaan ilmoittautumislomakkeelta tapahtumaa seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä.
-Tapahtumaan tulonsa peruuttaneiden tiedot poistetaan heti ilmoituksen saavuttua Imetyksen tukeen.
-Varmuuskopiot säilytetään vuoden ajan poistosta laskettuna.
-Kirjanpito ja tilitapahtumat säilytetään lainsäädännön määrittelemä vähimmäisaika.
9.2. Imetystukiryhmät
-Imetystukiryhmään ilmoittautuneen henkilötiedot poistetaan ilmoittautumislomakkeelta tapahtumaa seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä.
-Imetystukiryhmään tulonsa peruuttaneiden tiedot poistetaan heti ilmoituksen saavuttua Imetyksen tukeen.
-Varmuuskopiot säilytetään vuoden ajan poistosta laskettuna.
9.3. Imetystreffit verkossa
-Imetystreffeille ilmoittautuneen henkilötiedot poistetaan ilmoittautumislomakkeelta tapahtumaa seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä.
-Imetystreffeille tulonsa peruuttaneiden tiedot poistetaan heti ilmoituksen saavuttua Imetyksen tukeen.
-Varmuuskopiot säilytetään vuoden ajan poistosta laskettuna.
10. Tapahtumaan ilmoittautuneen oikeudet
Tapahtumaan ilmoittautuneella on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
– saada jäljennös Imetyksen tuki ry:n ja sovelluksen palveluntarjoajan käsittelemistä henkilötiedoistaan
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä. Se, onko tiedoissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon henkilötietojen käsittelyn tarkoitus.
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
– saada itse toimittamansa henkilötiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että käsittely perustuu sovelluksen käyttäjän suostumukseen ja tietojenkäsittely on automaattista
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista ja henkilötietojensa poistamista.
Tapahtumaan ilmoittautuneen tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Imetyksen tuki ry voi pyytää tapahtumaan ilmoittautunutta tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan tapahtumaan ilmoittautuneen henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Imetyksen tuki ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella tapahtumaan ilmoittautuneella on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa tapahtumaan ilmoittautuneen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli tapahtumaan ilmoittautunut katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
12. Yhteydenotot
Tapahtumaan ilmoittautuneen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Imetyksen tuki ry:n talous- ja järjestökoordinaattori Laura Salolle, itu(at)imetys.fi
Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Imetyksen tuki ry
Tietosuojavastaava
Nordenskiöldinkatu 18 A
00250 Helsinki
13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.