Hallitus kokoontuu noin kahdeksan kertaa vuodessa, tarpeen mukaan hieman useammin.
Kokouksista suurin osa järjestetään sähköisellä alustalla joustavasti parin päivän aikana. Näissä kokouksissa ei ole tiettyä kellonaikaa, jolloin kaikki jäsenet ovat paikalla, vaan jokainen osallistuu keskusteluun itselleen sopivina ajankohtina kokouksen ollessa auki. Tarvittaessa osa kokouksesta voidaan myös järjestää etäyhteyden avulla reaaliajassa.
Yleensä livekokouksia pidetään kolme kertaa vuodessa. Tarvittaessa livekokouksiin on myös mahdollista osallistua etäyhteyden välityksellä. Hallituksen jäsenten matka- ja majoituskuluja korvataan voimassa olevan matkaohjeen mukaisesti ja lähtökohtaisesti matkoista kokouksiin ei tule kustannuksia hallituksen jäsenille. Livekokouspäivien aikana Imetyksen tuki tarjoaa paikalla oleville hallituksen jäsenille lounaan.
Kokouksiin valmistautuminen ja päätöksenteko
Ennen kokousta toiminnanjohtaja valmistelee yhdessä puheenjohtajan ja rahastonhoitajan kanssa materiaalit, joihin jokainen hallituksen jäsen tutustuu etukäteen. Aikaa tähän kuluu yleensä tunnista muutamaan tuntiin kokouksen laajuudesta riippuen. Kokouksissa käsitellään aina tietyt asiat, kuten yhdistyksen jäsenasiat ja talousseuranta.
Pitkin vuotta tehdään tarpeen mukaan päätöksiä henkilöstöasioista, yhdistyksen toiminnasta, rahoituksesta ja periaatteista. Yhteistyö työntekijöiden kanssa on tiivistä ja livekokousten yhteydessä järjestetään hallituksen ja toimiston väen yhteisiä kehittämispäiviä.
Millaista hallitustyöskentely käytännössä on?
Suuri osa hallitustyöskentelystä tapahtuu kokouksissa. Lisäksi hallituksen jäsenillä voi olla tehtäviä esimerkiksi erilaisissa työryhmissä. Puheenjohtaja ja rahastonhoitaja osallistuvat kokousmateriaalien valmisteluun, muut hallituksen jäsenet tutustuvat valmiisiin materiaaleihin. Osassa kokouksista materiaaleja on enemmän (esimerkiksi järjestäytymiskokouksessa) ja välillä käsiteltäviä asioita on vähemmän.
Kokousten lisäksi osa hallituksen jäsenistä allekirjoittaa pitkin vuotta tarpeen mukaan esimerkiksi työsopimuksia tai muita asiakirjoja. Tämä tapahtuu nykyisin pääasiassa sähköisesti. Toiminnanjohtaja toimii yleensä kokousten sihteerinä ja huolehtii pöytäkirjojen kirjoittamisesta, joten hallituksen sihteeri toimii näissä tehtävissä ainoastaan silloin, kun toiminnanjohtaja ei pääse kokoukseen.
Lisätietoa
Kuka voi lähteä ehdolle Imetyksen tuen hallitukseen?
Takaisin Osallistu Imetyksen tuen yhdistystoimintaan -sivulle