Mikä on vuosikokous?
Imetyksen tuella on kalenterivuoden aikana kaksi vuosikokousta: kevätkokous ja syyskokous. Nämä kokoukset ovat sääntömääräisiä, eli ne perustuvat Imetyksen tuki ry:n sääntöihin. Vuosikokouksiin voi osallistua kasvotusten ennalta ilmoitetussa osoitteessa (yleensä Imetyksen tuen toimisto) tai etäyhteyksin.
Kaikki yhdistyksen jäsenet ovat tervetulleita osallistumaan jäsenkokouksiin. Osallistujilta ei vaadita erityisiä ennakkotietoja tai -taitoja, vaan kokoukseen voi tulla mukaan matalalla kynnyksellä ja uteliaalla asenteella! Vuosikokouksissa jäsenillä on mahdollisuus kuulla järjestön toiminnasta ja vaikuttaa siihen. Kutsu kokouksiin lähetetään sähköpostitse.
Kokouksissa puhe- ja äänioikeutettuja jäseniä ovat varsinaiset jäsenet. Äänioikeus tarkoittaa oikeutta äänestää äänestystä vaativissa tilanteissa, kuten esimerkiksi hallitusvaalissa. Yhteisö- ja kannatusjäsenillä on kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus.
Vuosikokouksilla on Imetyksen tuki ry:n ylin päätösvalta.
Mitä vuosikokouksissa tehdään?
Vuosikokouksissa käsitellään sääntömääräiset eli yhdistyksen sääntöihin perustuvat asiat, jotka kerrotaan kokouskutsun mukana tulleessa esityslistassa. Kevätkokouksessa käsitellään edellisen vuoden ja syyskokouksessa tulevan vuoden toimintaa.
Kaikki kokousmateriaalit ovat saatavilla imetys.fi -sivustolla jo ennen kokousta, jotta niihin voi tutustua etukäteen. Vuosikokouksiin voi kuitenkin osallistua myös ilman ennakkovalmistautumista, sillä kaikki materiaalit käydään läpi vielä kokousten aikana.
Kevätkokous
Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat, säännöissä kuvatut asiat:
1. Kokouksen avaus
→ Hallituksen puheenjohtaja avaa kokouksen.
2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
→ Kokouksen puheenjohtajan tehtävä on johtaa kokousta ja pitää huolta siitä, että kokous etenee esityslistan mukaisesti. Hallituksen puheenjohtaja ei yleensä voi toimia vuosikokouksen puheenjohtajana (etenkään kevätkokouksessa, jossa päätetään vastuuvapaudesta, ei kokouksen puheenjohtaja voi olla henkilö, joka on toiminut edellisenä vuonna hallituksessa).
→ Sihteerin tehtävänä on kirjoittaa pöytäkirjaa, josta käy ilmi kokouksen päätökset.
→ Ääntenlaskijoita valitaan kaksi. Heidän tehtävänään on laskea äänet mahdollisissa äänestystilanteissa.
→ Pöytäkirjantarkastajia valitaan kaksi. Heidän tehtävänään on sihteerin kirjoittaman pöytäkirjan tarkistaminen. Pöytäkirjantarkastajat vahvistavat allekirjoituksillaan, että pöytäkirjaan kirjatut, kokouksessa keskustellut ja päätetyt asiat pitävät paikkansa. Jos tarkastajat huomaavat virheitä tai puutteita, he kertovat siitä sihteerille, joka korjaa pöytäkirjan.
3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
→ Todetaan, että kokouskutsu on lähetetty jäsenille sääntöjen mukaisesti vähintään 7 vrk ennen kokousta.
4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
→ Hyväksytään esityslistan mukainen eteneminen.
5. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto
→ Imetyksen tuen toiminnanjohtaja esittelee edellisvuoden tilinpäätöksen, edellisen vuoden toiminnasta kertovan vuosikertomuksen ja tilintarkastajien lausunnon.
6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
→ Edellisen kohdan perusteella vahvistetaan tilinpäätös. Vastuuvapauden myöntäminen tarkoittaa sitä, että jäsenistö luopuu mahdollisista korvausvaatimuksista Imetyksen tuen hallituksen jäseniä kohtaan edellistä tilikautta koskien.
7. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
→ Jos yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Nämä asiat käsitellään tässä kohdassa.
→ Lisäksi voidaan käsitellä myös muita yhdistykseen liittyviä asioita, joita hallitus on valmistellut.
Syyskokous
1. Kokouksen avaus
→ Hallituksen puheenjohtaja avaa kokouksen.
2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
→ Katso kohdasta “kevätkokous”, mitä nämä tarkoittavat
3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
→ Todetaan, että kokouskutsu on lähetetty jäsenille sääntöjen mukaisesti vähintään 7 vrk ennen kokousta.
4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
→ Hyväksytään esityslistan mukainen eteneminen.
5. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet seuraavalle kalenterivuodelle
→ Imetyksen tuen toiminnanjohtaja esittelee yhdistyksen tulevan vuoden toimintasuunnitelman ja sitä koskevan tulo- ja menoarvion (budjetin).
→ Lisäksi toiminnanjohtaja esittelee yhdistyksen hallituksen ehdotukset seuraavan vuoden jäsenmaksuiksi.
→ Vuosikokous päättää näiden vahvistamisesta eli hyväksymisestä.
6. Valitaan hallituksen puheenjohtaja joka toinen vuosi kaksivuotiskaudeksi.
→ Jos ehdokkaita on useampi, järjestetään äänestys.
7. Valitaan 2–3 hallituksen jäsentä ja 1 varajäsen erovuoroisten tilalle
→ Jos ehdokkaita on useampi, järjestetään äänestys. Imetyksen tuen hallituksen jäseniä on 4–6, ja heidät valitaan aina kahdeksi vuodeksi kerrallaan siten, että joka vuosi päättyy 2–3 jäsenen kausi, eli he ovat erovuorossa. (Yleensä kokouksessa sovitaan, että eniten ääniä saaneet ehdokkaat valitaan hallituksen varsinaisiksi jäseniksi ja seuraavaksi eniten ääniä saaneesta tulee varajäsen.)
8. Valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja heille varatilintarkastajat
→ Imetyksen tuen toiminnanjohtaja kertoo hallituksen ehdotuksen tilintarkastajista seuraavalle vuodelle.
9. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
→ Jos yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Nämä asiat käsitellään tässä kohdassa.
→ Lisäksi voidaan käsitellä myös muita yhdistykseen liittyviä asioita, joita hallitus on valmistellut.