Imetystukikurssille ilmoittautuneiden tietosuojaseloste

Hyväksytty Imetyksen tuki ry:n hallituksen kokouksessa 19.8.2018

Selosteessa käsiteltävät kohdat:

  1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
  2. Rekisteröidyt eli kurssille ilmoittautuneet
  3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
  4. Käsiteltävät henkilötiedot
  5. Säännönmukaiset tietolähteet
  6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
  7. Henkilötietojen vastaanottajat
  8. Henkilötietojen siirrot Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
  9. Henkilötietojen säilytysaika
  10. Kurssille ilmoittautuneen oikeudet
  11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
  12. Yhteydenotot
  13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Imetyksen tuki ry

Osoite: Karjalankatu 2 A, 00520 Helsinki

Sähköposti: itu(at)imetys.fi

Yhteyshenkilö: Järjestösihteeri Jenni Viljalinna, jenni.viljalinna(at)imetys.fi, 044 522 5037

2. Rekisteröidyt eli kurssiosallistujat

Käsittelemme Imetyksen tuki ry:n järjestämille imetystukikursseille ilmoittautuneiden tietoja.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus on Imetyksen tuki ry:n järjestämille imetystukikursseille ilmoittautuneiden kontaktointi ja tiedottaminen imetystukikurssin suorittamiseen liittyen, kurssiosallistujien valintaprosessi,  kurssien läsnäololistojen ylläpito ja suoritusten seuraaminen, kurssimaksun laskuttaminen, kurssitodistusten kirjoittaminen ja postitus, kurssiosallistujan tilaamien kannatustuotteiden toimitus ja laskuttaminen sekä kurssilta valmistuneiden kontaktoiminen imetystukityön aloittamiseen liittyen. Läsnäololistoja tarvitaan myös kirjanpidossa, mikäli kurssilla on ollut tarjoiluja.

Henkilötietojen käsittely ilmoittautuneen kontaktoinnissa ja tiedottamisessa, kurssiosallistujien valintaprosessissa, suoritusten seuraamisessa, kurssilaskutuksessa, todistusten kirjoittamisessa ja postituksessa, kannatustuotteiden postituksessa ja laskuttamisessa sekä  imetystukityön aloittamiseen liittyvässä kontaktoinnissa perustuu Imetyksen tuki ry:n ja kurssille ilmoittautuneen väliseen sopimukseen. Kurssille ilmoittautuneen antamien vapaamuotoisten tietojen käsittely perustuu kurssille ilmoittautuneen omaan suostumukseen. Kirjanpidon  ja tilintarkastuksen hoitaminen perustuu Imetyksen tuen lakisääteiseen velvollisuuteen.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme seuraavia kurssille ilmoittautuneiden henkilötietoja:

  • Kurssiosallistujan nimi
  • Kurssiosallistujan postiosoite
  • Kurssiosallistujan sähköpostiosoite
  • Kurssiosallistujan puhelinnumero

Lisäksi käsittelemme kurssiosallistujan antamia vapaamuotoisia tietoja ennakkohaastatteluna kurssiosallistujavalintaa varten.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan kurssille ilmoittautuneelta itseltään kurssille ilmoittautumisen yhteydessä.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja niihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus ja heillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Imetyksen tuki ry on varmistunut siitä, että sen henkilötietojen vastaanottajat noudattavat tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Paperilla säilytettävä, henkilötietoja sisältävä kirjanpito säilytetään lukollisessa kaapissa, joihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. 

7Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja luovutetaan:

  • imetystukikurssin kouluttajille kurssin järjestelyjä, tiedottamista ja kurssisuoritusten seuraamista varten.
  • tilitoimistolle, tilintarkastajalle, laskutusjärjestelmän palveluntarjoajalle ja yhdistyksen käyttämälle pankille kurssi- ja kannatustuotelaskutusta varten sekä kirjanpito- ja tilintarkastusvelvollisuuden täyttämiseksi.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Imetyksen tuki ry:n käyttämät sähköposti-, ilmoittautumisomake- ja pilvipalvelut sijaitsevat Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Nämä palveluntarjoajat toteuttavat Euroopan Unionin ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -sopimusta.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen säilytysaika

  • Kurssille osallistuneiden  tietoja säilytetään kurssia seuraavan vuoden loppuun saakka
  • Kurssille jonossa olevien tietoja säilytetään siihen saakka, kunnes kurssi alkaa
  • Kirjanpito ja tilitapahtumat säilytetään lainsäädännön määrittelemä vähimmäisaika.

10. Kurssille ilmoittautuneen oikeudet

Kurssille ilmoittautuneella on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Imetyksen tuki ry:n käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Imetyksen tuki ry:een, Imetyksen tuki ry käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Kurssille ilmoittautuneen tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Imetyksen tuki ry voi pyytää kurssille ilmoittautunutta tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan kurssille ilmoittautuneen henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Imetyksen tuki ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella kurssille ilmoittautuneella on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa kurssille ilmoittautuneen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli kurssille ilmoittautunut katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Yhteydenotot

Kurssille ilmoittautuneen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Imetyksen tuki ry:n järjestösihteeri Jenni Viljalinnalle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Imetyksen tuki ry

Jenni Viljalinna

Karjalankatu 2 A

00520 Helsinki

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 19.8.2018.