Imetysuutisia-lehden tilaajien tietosuojaseloste

Hyväksytty Imetyksen tuki ry:n hallituksen kokouksessa 19.8.2018.

Selosteessa käsiteltävät kohdat:

  1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
  2. Rekisteröidyt eli lehtitilaajat
  3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
  4. Käsiteltävät henkilötiedot
  5. Säännönmukaiset tietolähteet
  6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
  7. Henkilötietojen vastaanottajat
  8. Henkilötietojen siirrot Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
  9. Henkilötietojen säilytysaika
  10. Lehtitilaajan oikeudet
  11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
  12. Yhteydenotot
  13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Imetyksen tuki ry

Osoite: Karjalankatu 2 A, 00520 Helsinki

Sähköposti: itu(at)imetys.fi

Yhteyshenkilö: Järjestösihteeri Jenni Viljalinna, jenni.viljalinna(at)imetys.fi, 044 522 5037

 

2. Rekisteröidyt eli lehtitilaajat

Käsittelemme Imetyksen tuki ry:n julkaiseman Imetysuutisia-lehden tilaajien tietoja.

 

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus on Imetyksen tuki ry:n julkaiseman Imetysuutisia-lehden toimittaminen sen tilaajille ja lehden vuosimaksun laskutus. Lehden tilaus tapahtuu aina vuodeksi kerrallaan, joten henkilötietoja käsitellään myös jatkotilauksen tekemisen tarjoamiseen.

Henkilötietojen käsittely lehden toimittamisessa ja vuosimaksun laskutuksessa perustuu Imetyksen tuki ry:n ja lehtitilaajan väliseen sopimukseen. Jatkotilauksen tekemisen tarjoaminen perustuu Imetyksen tuki ry:n oikeutettuun etuun. Kirjanpidon  ja tilintarkastuksen hoitaminen perustuu Imetyksen tuen lakisääteiseen velvollisuuteen.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme seuraavia lehtitilaajien henkilötietoja:

  • Lehtitilaajan nimi
  • Lehtitilaajan postiosoite/paikkakunta
  • Lehtitilaajan sähköpostiosoite
  • Laskutusosoite, mikäli eri kuin lehtitilaajan osoite

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan lehtitilaajalta itseltään.

 

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja niihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus ja heillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Imetyksen tuki ry on varmistunut siitä, että sen henkilötietojen vastaanottajat noudattavat tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Paperilla säilytettävä, henkilötietoja sisältävä kirjanpito säilytetään lukollisessa kaapissa, joihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.  

 

7. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja luovutetaan:

  • yhdistyksen käyttämälle pankille, tilitoimistolle ja  tilintarkastajalle lehtilaskutusta varten ja kirjanpito- ja tilintarkastusvelvollisuuden täyttämiseksi.
  • lehtipainolle Imetysuutisia-lehden lähettämiseksi.

 

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Imetyksen tuki ry:n käyttämät tilauslomake-, sähköposti- ja pilvipalvelut sijaitsevat Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Nämä palveluntarjoajat toteuttavat Euroopan Unionin ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -sopimusta.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

 

9. Henkilötietojen säilytysaika

  • Lehtitilaajan henkilötiedot säilytetään rekisterissä lehtitilauksen voimassaolon ajan.
  • Lehtipainoon lähetettävät henkilötiedot poistetaan pilvipalvelusta heti, kun niitä ei enää tarvita lehden lähettämiseksi. Lehtipaino poistaa henkilötiedot omista järjestelmistään viipymättä lehden postituksen jälkeen.
  • Kirjanpito (lehtilaskutustiedot) ja tilitapahtumat säilytetään lainsäädännön määrittelemä vähimmäisaika.

 

10. Lehtitilaajan oikeudet

Lehtitilaajalla on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Imetyksen tuki ry:n käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Imetyksen tuki ry:een, Imetyksen tuki ry käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Lehtitilaajan tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Imetyksen tuki ry voi pyytää lehtitilaajaa tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan lehtitilaajan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Imetyksen tuki ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

 

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella lehtitilaajalla on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa lehtitilaajan asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli lehtitilaaja katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

12. Yhteydenotot

Lehtitilaajan oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Imetyksen tuki ry:n järjestösihteeri Jenni Viljalinnalle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Imetyksen tuki ry

Jenni Viljalinna

Karjalankatu 2 A

00520 Helsinki

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 19.8.2018.